Politique de confidentialité & Charte cookies


Politique de confidentialité

Le Bureau International de l’Édition Française (« BIEF ») est une association déclarée régie par la loi du 1er juillet 1901, immatriculée sous le numéro 306 794 959 et dont le siège social se situe 115, boulevard Saint-Germain à Paris (75006).

Soucieux de la protection des données personnelles vous concernant, le BIEF respecte la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite loi « Informatique et Libertés » (la « loi Informatique et Libertés ») et le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données dit règlement général sur la protection des données ou RGPD (le « RGPD »).

Le BIEF a désigné un délégué à la protection des données. Il peut être contacté par email à l’adresse électronique suivante : bief_donneespersonnelles@bief.org ou à l’adresse postale suivante : BIEF, M. le Délégué à la Protection des Données, 115, boulevard Saint-Germain – 75006 Paris.

La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») vous informe sur les modalités selon lesquelles le BIEF recueille et traite vos données personnelles en votre qualité de représentants de maisons d’édition adhérentes du BIEF, représentants des ministères de la Culture et de l’Europe et des Affaires étrangères, représentants du Centre National du Livre et de l’Organisation Internationale de la Francophonie, représentants d’autres organismes ou sociétés de l’interprofession du livre (tels que la Société Française des Intérêts des Auteurs de l’Ecrit, l’Office Franco-Allemand pour la Jeunesse, les Centres Régionaux du Livre, Présence du Livre Français et ses adhérents, l’Institut français, la Société Civile des Editeurs de Langue Française, l’Association Internationale des Libraires Francophones, la Fédération des Editeurs Européens, l’Alliance Internationale des Editeurs Européens, la Société des Gens de Lettres, le Syndicat de la Librairie Française), des librairies en France et à l’étranger, des sociétés organisatrices de salons en France et à l’étranger. Elle s’adresse également à toute personne recevant nos publications.

La présente politique de confidentialité s’applique à toute donnée à caractère personnel que nous collectons auprès de vous ou qui nous est fournie par un tiers et qui peut vous concerner.

La présente politique de confidentialité n’est pas de nature contractuelle et ne crée pas d’obligation au-delà de ce qui est déjà prévu par la réglementation précitée en matière de protection des données à caractère personnel.

1. Quelles sont les données que nous collectons et traitons et d’où proviennent-elles ?


Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à collecter vos données à caractère personnel à partir de différentes sources.

Elles peuvent nous être communiquées :
  • par vous-même lors de nos échanges (appels téléphoniques, e-mails, rendez-vous, salons/évènements professionnels, courriers, formulaires papier ou en ligne et autres communications) ;
  • par une autre personne appartenant à votre structure (par exemple, sur le formulaire d’adhésion du BIEF) – il s’agit alors de données d’identification (telles que nom, prénom, adresse email professionnelle, etc.) et de données concernant votre intention de participer au programme des opérations du BIEF ;
  • par le biais de cookies et autres traceurs sur Internet utilisés sur notre site Internet.

Elles peuvent également être recueillies sur des sites professionnels sur Internet accessibles au public tels que LinkedIn ou le site Internet de votre structure. Il s’agit alors de données concernant votre situation professionnelle actuelle.

2. Quels sont les finalités et fondements juridiques de nos traitements de données ?


En application de la réglementation, tout traitement de données à caractère personnel doit, pour être licite, reposer sur l’un des fondements juridiques énoncés à l’article 6 du RGPD.

Le tableau ci-dessous expose les différentes finalités pouvant être poursuivies lors de nos traitements de vos données et les fondements juridiques sur lesquels repose la poursuite de chacune de ces finalités.

Finalités poursuivies Fondements juridiques
Gestion de l’association (pour l’envoi des convocations aux assemblées générales, conseils d’administration, réunions des groupes thématiques, des comptes-rendus de ces réunions, des bulletins d’adhésion, des factures correspondantes et du suivi de leur règlement) Intérêts légitimes du BIEF (exercice et promotion de ses activités)
Gestion des participations des adhérents du BIEF à son programme annuel d’opérations (inscription des adhérents sur le site internet du BIEF dans leur espace privé via un login et mot de passe, génération et envoi d’un bulletin de participation, envoi des factures de participation et suivi de leur règlement) Intérêts légitimes du BIEF (exercice et promotion de ses activités)
Réalisation d’un annuaire annuel des maisons d’édition adhérentes et de leurs représentants, destiné à être exposé et communiqué à toute personne sur toutes les opérations de promotion du BIEF Intérêts légitimes du BIEF (exercice et promotion de ses activités)
Réalisation pour les adhérents du BIEF d’études de marché et d’organigrammes de l’édition dans le monde Intérêts légitimes du BIEF (exercice et promotion de ses activités)
Gestion, édition et sécurité du site Internet www.bief.org (notamment de l’espace adhérent), y compris par l’utilisation de cookies/traceurs (cookies de session et cookies de sécurité, nécessaires au fonctionnement du site) Poursuite des missions du BIEF
Gestion de la promotion des adhérents du BIEF sur des salons, rencontres et séminaires professionnels en France et à l’étranger. Inscription des participants français exposant sur le stand collectif du BIEF dans les catalogues des organisateurs des salons en France et à l’étranger Consentement par le biais de votre inscription (bulletin de participation, formulaire de participation à des rencontres)
Envoi de la newsletter du BIEF Consentement (par le biais de votre inscription à la newsletter sur le bulletin d’adhésion et sur le site du BIEF)
Gestion des réclamations, impayés, précontentieux et contentieux Intérêts légitimes du BIEF (défendre ses droits et intérêts) ou obligations légales selon les cas
Gestion de vos droits rappelés au point 5 Respect des obligations légales du BIEF
Réalisation de mesures d’audience sur le site Internet www.bief.org
Cookies de session pour l’espace adhérent du site Internet www.bief.org (soumis à consentement)
Consentement (via le bandeau cookies)


3. La collecte et le traitement de vos données sont-ils obligatoires ?


Pour la gestion de l’adhésion de votre structure au BIEF, la collecte des données suivantes est obligatoire : nom, prénom, fonction, e-mail professionnel, numéro de téléphone professionnel. En cas de non-communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de prendre en compte la demande d’adhésion. Ces exigences de fourniture de données ont un caractère contractuel. Les données que vous nous transmettez avec le bulletin d’adhésion sont enregistrées et diffusées sur le site internet du BIEF. Les contacts des sociétés adhérentes ont un accès avec un login et mot de passe à l’espace privé de la société sur le site internet du BIEF, et peuvent à tout moment modifier leur fiche société et les contacts rattachés.

Pour la gestion de votre participation aux opérations et autres évènements organisés par le BIEF, la collecte des données suivantes est obligatoire : nom, prénom, fonction, e-mail professionnel, numéro de téléphone professionnel. En cas de non-communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de prendre en compte la demande de participation. Ces exigences de fourniture de données ont un caractère contractuel. Les données ainsi communiquées sont enregistrées et diffusées sur le site internet du BIEF. Les contacts des sociétés adhérentes ont un accès avec un login et mot de passe à l’espace privé de la société sur le site internet du BIEF, et peuvent à tout moment modifier leur fiche société et les contacts rattachés.

Afin d’exercer vos droits, tels que rappelés au point 5 de la présente Politique de Confidentialité, la communication d’informations ou de documents justifiant de votre identité ou d’informations complémentaires sur la nature de vos demandes pourra être requise. La non-communication peut nous empêcher de répondre à vos demandes. Cette exigence de fourniture de données a un caractère règlementaire.

La collecte d’autres données peut être obligatoire. Toutes les données dont la collecte est obligatoire, la nature contractuelle ou règlementaire de cette obligation de fourniture, ainsi que les conséquences de l’absence de fourniture des données concernées sont alors portées à votre connaissance directement lors de la collecte.

4. A qui sommes-nous susceptibles de transmettre vos données ?


Nous pouvons être amenés à communiquer des données :
  • aux ministères de la Culture et de l’Europe et des Affaires étrangères, soutiens financiers du BIEF auxquels nous rendons compte de l’activité du BIEF ;
  • au Centre National du Livre et à l’Organisation Internationale de la Francophonie, dans le cadre de partenariats sur des évènements organisés conjointement et/ou avec leur soutien ;
  • à des organismes de l’interprofession (la Société Française des Intérêts des Auteurs de l’Ecrit, l’Office Franco-Allemand pour la Jeunesse, les Centres Régionaux du Livre, Présence du Livre Français, l’Institut français, la Société Civile des Editeurs de Langue Française, l’Association Internationale des Libraires Francophones, la Fédération des Editeurs Européens, l’Alliance Internationale des Editeurs Européens, la Société des Gens de Lettres, le Syndicat de la Librairie Française, Pro Helvetia) ; dans le cadre de partenariats sur des évènements organisés conjointement ou à des fins d’information et d’invitations à des évènements ;
  • à la French Publishers’ Agency, filiale du BIEF à New-York, agence de droits dont les services sont proposés aux maisons d’édition adhérentes du BIEF ;
  • aux organisateurs des salons et autres manifestations en France et à l’étranger (tels que les services culturels des ambassades de France, les Instituts français sur place, la Foire de Francfort, Reed Expositions, Reed Exhibitions), dans le cadre de partenariats sur des évènements organisés conjointement, dans l’hypothèse où vous intervenez ou participez auxdits évènements à des fins de gestion, d’organisation et de promotion telles que l’inscription des participants au catalogue des salons et foires du livre, l’accréditation des intervenants et des participants ;
  • à des libraires français et étrangers, participant à certains projets du BIEF ;
  • à nos sous-traitants à qui sont confiés la réalisation d’études (rédacteurs, traducteurs, graphistes, imprimeurs) ; aux fins de réalisation desdites études ;
  • à nos sous-traitants et à leurs propres sous-traitants, appelés sous-traitants ultérieurs - (hébergeur et développeur de notre site Internet, société en charge de la maintenance de notre parc informatique, outil d’emailing, outil de messagerie électronique, outil de mesure d’audience de notre site Internet. Nos sous-traitants sont tenus d’une obligation de confidentialité et de sécurité, ainsi que d’autres obligations énumérées dans le RGPD. Nous choisissons avec soin nos sous-traitants et demeurons en tout état de cause responsables du traitement de vos données à caractère personnel par nos sous-traitants ;
  • à certaines professions réglementées telles que des avocats, commissaires aux comptes, expert-comptable, auditeurs ;
  • aux autorités financières, judiciaires, administratives ou agences d’Etat, organismes publics et autorités de régulation auprès desquelles le BIEF peut, notamment dans le cadre d’une procédure, d’un litige, d’un contrôle et/ou d’une requête être tenu de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

La liste des sous-traitants du BIEF est consultable sur notre site internet.

Conformément à l’article 19 du RGPD, nous notifierons à chaque destinataire auquel vos données personnelles auront été communiquées toute demande de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement effectué conformément à l’article 16, à l’article 17, paragraphe 1 ou à l’article 18 du RGPD (voir ci-dessous à l’article 6.), à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

5. Quels sont les droits dont vous disposez ?


Vous disposez dans les conditions définies aux articles 12 et suivants du RGPD, sauf exceptions :
  • du droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles ainsi qu’à plusieurs informations sur nos traitements (droit d’accès – article 15 du RGPD) ;
  • du droit d’obtenir la rectification des données personnelles vous concernant qui sont inexactes (droit de rectification – article 16 du RGPD) ;
  • du droit d’obtenir de nous l’effacement de données personnelles vous concernant dans certains cas (droit d’effacement ou « à l’oubli » – article 17 du RGPD) ;
  • du droit d’obtenir la limitation des traitements dans certains cas (droit à la limitation du traitement – article 18 du RGPD) ;
  • du droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de nous demander de transmettre ces données à un autre responsable de traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur le contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés (droit à la portabilité des données – article 20 du RGPD) ;
  • du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire (droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée – article 22 du RGPD) nos traitements ne sont pas concernés.

Vous disposez aussi dans les conditions définies à l’article 21 du RGPD :
  • du droit d’obtenir pour des raisons tenant à votre situation particulière, que nous ne procédons plus aux traitements des données personnelles vous concernant dans certains cas (droit d’opposition – article 21.1. du RGPD) ;
  • du droit de s’opposer au traitement des données personnelles vous concernant à des fins de prospection (droit d’opposition à la prospection – article 21.2. du RGPD).

L’existence ou non de ces différents droits dépend notamment du fondement juridique du traitement concerné par la demande. Ces droits ne sont pas non plus sans limites et, dans certains cas, nous pourrons donc refuser votre demande (par exemple pour des motifs légitimes impérieux pour ce qui concerne le droit d’opposition). Ainsi, dans certaines hypothèses, il se peut que nous vous répondions que votre demande ne peut pas donner lieu à une réponse positive de notre part et nous vous expliquerons la raison pour laquelle nous ne pouvons y déférer.

Sous réserve de respecter les conditions posées par la réglementation, vous pouvez exercer vos droits en nous écrivant à l’adresse électronique suivante : bief_donneespersonnelles@bief.org ou à l’adresse postale suivante : BIEF - 115, boulevard Saint-Germain - 75006 Paris. En cas de doute raisonnable de notre part sur votre identité, nous pourrons être amenés à vous demander des informations ou documents supplémentaires afin de vérifier votre identité (par exemple, dans certains cas, une copie du recto en noir et blanc de votre carte d’identité).

Vous disposez également du droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles post-mortem en application de l’article 40-1 de la loi Informatique et Libertés. Ces directives peuvent être générales ou particulières. Nous pouvons être uniquement dépositaires des directives particulières concernant les données que nous traitons. Les directives générales peuvent être recueillies et conservées par un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL. Vous avez aussi le droit de désigner un tiers auquel les données vous concernant pourront être communiquées après votre décès. Vous vous engagez alors à informer ce tiers de votre démarche et du fait que des données permettant de l’identifier sans ambiguïté nous seront transmises, à lui communiquer la présente Politique de confidentialité.

Aucun paiement n’est exigé pour répondre à vos demandes relatives à l’exercice des droits précités. Toutefois, conformément à l’article 12 du RGPD, lorsque les demandes d’une personne concernée sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ou refuser de donner suite à ces demandes.

Votre demande sera traitée au plus tard dans un délai d’un mois. Au besoin, ce délai peut toutefois être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçues par le BIEF.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, la CNIL, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, www.cnil.fr).

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?


Les données sont conservées en base active (accessible au personnel administratif et opérationnel) pendant le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus au point 2. Pour déterminer ces durées de conservation, le BIEF se réfère aux recommandations de la CNIL lorsque des recommandations ont été fournies par cette dernière, le cas échéant en mettant à jour ces recommandations au regard de l’entrée en vigueur de nouveaux textes légaux ou réglementaires non pris en compte par les recommandations de la CNIL.

À l’expiration de ces durées, les données sont conservées sous forme d’archives (c’est-à-dire accessibles uniquement par un nombre limité de membres du personnel et uniquement en cas de réclamations, de contentieux, de demandes d’accès ou à des fins de preuves de la bonne exécution par le BIEF de ses obligations contractuelles ou légales) pendant la durée de la prescription légale applicable ou de la durée nécessaire au respect d’une obligation légale (par exemple les exigences légales relatives à la conservation des pièces comptables). Ces durées varient selon les finalités et les données concernées. En cas de différence de durée entre la prescription civile et la prescription pénale pour la même catégorie de données, la durée la plus longue est appliquée.

7. Sommes-nous susceptibles de transférer vos données en dehors de l’Espace Économique Européen ?


Nous avons recours à plusieurs sous-traitants, partenaires ou prestataires auxquels nous avons besoin de transférer tout ou partie des données que nous collectons et traitons. Les serveurs de certains de ces acteurs sont situés en dehors de l’Union européenne, vos données sont alors amenées à être transférées en dehors de l’Espace Économique Européen. Dans ce cas, le BIEF veille à ce que ces transferts soient effectués vers des pays ou des entités où le niveau de protection des données personnelles a été reconnu comme adéquat par la Commission Européenne ou à conclure les clauses contractuelles types de la Commission européenne avec les prestataires ou partenaires effectuant lesdits transferts. Pour obtenir toute information complémentaire sur ce sujet, vous pouvez écrire à bief_donneespersonnelles@bief.org ou à l’adresse postale suivante : BIEF - 115, boulevard Saint-Germain - 75006 Paris.

La liste des sous-traitants du BIEF est consultable sur notre site internet.

8. La Politique de Confidentialité du BIEF peut-elle changer ?


Sauf objections, la présente politique de confidentialité du BIEF pourra être mise à jour.

Toute mise à jour sera portée préalablement à votre connaissance, et, lorsque nécessaire, fera l’objet d’un recueil de votre consentement.

9. Qui est votre interlocuteur au sein du BIEF pour répondre à vos questions sur les données personnelles ?


Le BIEF a désigné un délégué à la protection des données. Il peut être contacté par email à l’adresse électronique suivante : bief_donneespersonnelles@bief.org ou à l’adresse postale suivante : BIEF - M. le Délégué à la Protection des Données, 115, boulevard Saint-Germain - 75006 Paris.



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Informations

Mise à jour le : 14 décembre 2018


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